ちえてらすコンサルティング

Office365(4)SkyDrive Proのバージョン管理設定

Office365のサービスの1つSkyDrivePro。一般ユーザー向けのSkyDriveと違いドキュメントのバージョン管理機能がついていると説明にあります。
バージョン管理機能とは、ドキュメントの”履歴”を保持することで、変更するごとに、バージョン1、バージョン2と保存されていくものです。

もう少し詳しくいうと、バージョン管理機能は文書管理機能でもあります。文書管理機能には次の機能があります。
・チェックイン/チェックアウト機能
・バージョン管理機能(メジャーバージョン、マイナーバージョン)
・承認機能
一つづつみていきますね。

・チェックイン/チェックアウト機能
ある文書の編集を行う際に、1つの文書を複数人で編集するとそれぞれの変更内容がごっちゃになってしまいますよね?1番最後に保存した人の変更分しか反映されない、ってこともあります。
これを防ぐのがチェックイン/チェックアウト機能です。
Aさんが編集をする場合、文書を”チェックアウト”して変更を加えます。”チェックアウト”されている文書は他のユーザーからは閲覧しかできず編集はできません。Aさんが編集を終え文書を”チェックイン”すると、他のユーザーが編集できるようになります。

・バージョン管理機能(メジャーバージョン、マイナーバージョン)
バージョンを保持する際に、1→2→3、と番号があがっていくのではなく、0.1→0.2→1.0→1.1→1.2→1.3→2.0というように小数点のマイナーバージョンも持つやりかたです。小数点付きのマイナーバージョンは一般ユーザーには公開されず、メジャーバージョンになったら公開されます。

・承認機能
マイナーバージョンからメジャーバージョンを発行する際に、”承認”が必要にすることが承認機能です。編集者が文書に変更を加え、それを課長や部長などの上長の確認(承認)を経て、公開する流れになります。

SkyDriveProのバージョン管理機能の設定方法

1)ライブラリタブのライブラリの設定をクリック
ライブラリの設定

 

 

 

 

2)全体設定のバージョン設定をクリック
ドキュメント設定

 

 

 

 

3)バージョン設定
バージョン設定
・承認を必須にするか?
・バージョン管理で、メジャーのみかマイナーバージョンも作るか?マイナーバージョンも作成する場合、メジャーバージョンを発行する場合に、承認機能が効いてきます。
・何世代のバージョンを保持するのか?
・排他制御のためのチェックアウト機能を使うかどうか?

これらの組み合わせでどの程度の文書管理レベルになるかが変わってきます。