ちえてらすコンサルティング

整理の仕方 1

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仕事をしてて紙の書類やパソコン内のデータを整理しないといけないシーンありますよね?

物理的な紙の書類は目に見えてぎちゃぐちゃ感が出ますが、パソコン内のデータはただひたすらに増えていきます。それに電子データですから同じファイル名の同じものが複数あったり、バージョン違いだったり、どれが最新なんだかわからなくなります。

根が真面目な人は細かくフォルダーを区切ってファイルを保管したりしますが、フォルダの切り方に一貫性を持たせることも難しいです。

そもそも分類というのが、ABCなどのアルファベットなど誰が見ても間違いないどちらかにしか属しないものであればいいのですが、そうで無い場合いったいこれはどちらに属しているのかは極めて主観的になります。

僕もこれまで会社のファイルサーバーの整理や机の書類の整理など、管理部門として指導してきた経験はありますが、まず失敗するのが、細かく整理しすぎることルールを決めすぎることです。整理し始めた初回はいいのですが後に続きません。分類も人によって感性が違うのでばらけてきます。

長年そういったことに取り組んできてたどり着いた答えが、

①1つに全てを集約する(分類しない)

②分けるのであれば日付順

③物理書類は箱入れする

です。

な~んだという答えですが、極めてわかりやすくなります。