ちえてらすコンサルティング

整理の仕方 3 分けるのであれば日付順

フォルダ構成

分けるのであれば日付順

パソコンのフォルダをどう分けるか?これは悩ましい問題です。
取引先ごとや地域ごとなどいろんな分類はあるでしょう。

お勧めしたいのがそういった個別事象ごとの属性で分ける前に、絶対的な日付で分けることです。

年→月→個別事象

年→個別事象

どちらでもいいのですが、カレンダー同様に日付で分けた後に各分類をすることがポイントです。逆ではないですよ!

個別事象→年、でも良さそうですが、個別事象が増えてくるともうわかりません。年→個別事象だと少なくとも最初の絞り込みができます。

年が切り替わる際は、前の年のフォルダを丸々コピーして新しい年用にします。そして前の年のフォルダーは閲覧だけすること。
同じファイルがどんどん増えるじゃないか、との意見もありますがそんなの気にしません。パソコンのハードディスクの容量はいくらでもありますし、使うのは最新の年のフォルダです。誤ってファイルを消しても前年のフォルダがバックアップになっていて安心です。

また、ファイルの命名規則も頭を悩ませる課題です。

これもいろいろ試してきました。会社では文書管理システムを入れてバージョン管理してチェックイン/チェックアウト機能を使うとかありますが、これは正直一般の人が気軽に使えるものではありません。ファイル名の命名規則も難しいとなかなか守ってもらえません。

ファイル名

そこでたどり着いたのが前述の日付と同じですが、ファイル名の先頭に日付を入れる、これだけです。

YYYYMMDD_ファイル名

何か修正を加えたり、別の日に作業をする際は、ファイルをコピーして先頭の日付を変えます。
こうすることで意識しなくてもバージョン管理もできますし、誤って失敗しても元に戻せます。ミソは編集する前に必ずコピーすること、これだけです。
このやり方も、同じファイルが複数できてしまいますが、電子データなので気にする必要はありません。どうしても気持ち悪いのであれば、最終版ができた段階で過去のファイルを削除すればいいだけです。