文書のバージョン管理

みなさんはパソコンで文書を作る際にバージョン管理(更新履歴)はどうされていますか?

ずっと1つのファイルで書き進めていると、「ちょっと前にもどりたい」「あ、失敗してしまった!」など発生します。下手すると誤って削除ってこともありますよね。

一動作単位でのやり直しであれば、Wordなどのメニューから「元に戻す」でいいのですが、大幅に変更したり、書き加えたりしてると元の戻すのは大変です。

そのために企業であれば「文書管理システム」というものがあって、バージョン管理=更新履歴の管理を行えるようにしています。MicrosoftのOffice365のサービスの1つである「OneDrive for Bisiness」にもバージョン管理機能がついており、以前のバージョンに戻すことは可能です。このバージョン管理機能は近々無料のOneDriveに実装されるそうで、誰でも手軽に使えるようになるそうです。

しかし、会社員時代からの僕の経験からいうと文書管理システムのバージョン管理機能は使いづらいものです。ITの専門家でない普通の人にとっては敷居の高いものでした。ずっとIT分野で働いてる僕でさえそうです。面倒臭いんです。

 

会社内のいろんなユーザーを相手してきて、フォルダがぐちゃぐちゃだったり、どこに何のファイルがあるのかわからなくなったり、人間のすることですから当然にパソコンの中のファイルは増える一方で整理されません。

そこで僕が考えついた究極の管理方法は、「日付」です。
ファイル名を、YYYYMMDD_文書名.docみたいにします。
ファイルを編集する前に、以前のファイルをコピーしてファイル名を書き換えてから編集作業に移ります。

例えば、

20180418_AAA.coc というファイルを編集するときは、まずはコピーを作成して、

20180418_AAA- コピー.coc を作ってからこれのファイル名を変更して、

20180419_AAA.coc にしてから編集を始めます。

え!それだけ?とお思いかもしれませんが、難しいファイル命名規則をつけても長続きしません。
ファイルの先頭が日付ですから、並べ替えも簡単ですし、結局いつ変更したかという「時間軸」が人間には一番わかりやすいのです。

守れないルールよりも、シンプルな継続できるルールが一番現実的です。

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