もの補助提出

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連休前にものづくり補助金申請書の提出を終えました。

毎回大変な量のプリント

毎回そうですが、申請書を6部作成するのは大変です。様式1・2に加え、見積書、決算書、各種申請書のコピーだけでも何百枚というボリュームになります。パンチで穴開けし決められた順番でプリントしたものをフラットファイル綴じていく。これも複数部作成するので、順番間違いや綴じ漏れがないように注意をはらいます。

今回は1社あたり、提出用6部(正1・副5)+会社保存用+自分の保存用と8部作成しました。1部80ページありましたから、640枚もプリントしたことになります。

フラットファイルの作成も気をつかいます。フラットファイルに計画名、事業者名を記入するためにはテプラを用いて作成しました。幅12mmのテープだとフラットファイルの背表紙にぴったりです。

ITリテラシーが求められる

それに加え今年からは、全ファイルをPDFでCD-ROMに納めなくてはいけないため、スキャナーにPDF変換ソフトも必要になります。

ものづくり補助金を申請する企業であればプリンターやスキャナーなどの機材はあるでしょうが、PDF変換までとなるとITに疎い会社さんだと厳しいと思いますし、CDにデータを焼く作業も難しいのではないでしょうか。将来的な電子申請へ向けた布石なのですが、かなりITリテラシーの向上が求められています。

今回の作業で使ったものは以下の通り。プリンターやスキャナーは速い方がいいですし、二穴パンチも一度にたくさんの枚数に穴開けできるものが便利です。家庭用のプリンターや二穴パンチでは時間がかかってしまうので、オフィス用を用意しましょう。

・複合機(プリンター、スキャナー)
・PDF作成 Acrobat DC Pro、複合機のスキャナーのPDF変換
・テプラ
・二穴パンチ

補助金申請書の作成支援に加えて、提出用書類の作成も手間作業ですが求められる企業も多いと感じました。

CD作成時はファイナライズを

ここで1つWindowsの場合のCDへの書き込みですが、お勧めは必ずファイナライズすることです。ファイナライズしておいた方が他のパソコンで取扱いがしやすくなります。自分のパソコンではCDが読めるけど他のパソコンでは読み込めないというケースもあります。それを防ぐ意味でもCD書き込み時にはファイナライズをしましょう。下記の画面のように、「CD/DVDプレーヤーで使用する」を選んでください。

 

ファイルの順番も考慮して

ファイル名の命名規則は指定されています。それに従いますが、順番がばらばらになるので、通し番号をいれてフラットファイルに綴じたのと同じ順番になるようにしました。

 

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