クラウドへの過信は危ない
今ではほとんどのみなさんはクラウド・ストレージを使われているのではないでしょうか？クラウド・ストレージとは、マイクロソフトのOneDriveやGoogleのGoogleDrive、DropBoxなどいろいろな種類があり、手元のパソコンとファイルを同期しています。同期しているおかげで、自宅のデスクトップパソコンで修正したファイルが出先のノートパソコンで利用出来る便利さがあります。
しかし、この同期というものが実はくせ者です。
通常は人間側が意識しないで勝手に自動で同期しているので便利なのですが、なんらかの拍子で意図せずファイルを削除してしまった場合、クラウド側のファイルも自動で削除され復旧できないことになってしまいます。実は僕も以前、パソコンに新しくOfficeをインストールした際にクラウド側のファイルを全部消してしまったことがあります！幸い、別のハードディスクにバックアップを取っていたので事なきを得ましたが、下手すると全消去してしまう可能性があります。
必ずつながっていない場所にコピーを取る
クラウド・ストレージの自動同期は便利なのですが、それとは切り離してローカルにコピーを取るようにしてください。外付けのUSBメモリーでもHDDでも構いません。手動で（意識的に）定期的にバックアップを取っておけば安心です。
ここで大切なのは、保存されているドライブとは別のドライブにバックアップすること。同じCドライブにバックアップを取っても物理的にCドライブが壊れたら終わりです。1つのHDDをパーティションを分けて使われている場合も、別の物理HDDにしないといけません。
パーソナルクラウドも安心
マイクロソフトのOneDriveやGoogleのGoogleDrive、DropBoxなどのパブリッククラウドサービスを利用する場合がほとんどですが、無償のものを使っているのであればデータの保証は受けられません。また、データが手元ではなくクラウドにあるというのもセキュリティ上安心できない場合もあります。データは手元に置いといて、それをいろんな場所で使いたい、そういうニーズにはNASを使ったパーソナルクラウドがお勧めです。
NASの構築はIT知識が必要になるので難しいものですが、自宅のHDDをインターネットを介して自宅外からアクセスできるようにするものです。データはあくまでも自宅にあるので安心です。パブリッククラウドの方が大企業が提供しているサービスですから、故障対策や停電にも強いのですが、データ自体は自宅や会社のローカルに置いておきたいニーズはあります。
NASを導入する際は、停電対策とNAS自体のバックアップをお忘れ無く。
データだけあってもパソコンが壊れたら仕事ができない
僕はこれまでデータについては何重にもバックアップをとっており安心していましたが、物理的にノートPCが壊れた場合のことは想定していませんでした。
自宅のデスクトップPCがメインPCで、クラウド同期で出先でノートPCをフル活用しています。出先のノートPCで更新したファイルはクラウド同期で自宅のデスクトップPCと同期されます。
物理的にノートPCが壊れた場合、最悪自宅のデスクトップで作業はできますが、事業資産は守られても事業の継続性の面ではよろしくありません。やはり予備のノートPCが必要になります。
潤沢に予算があるわけではないので、中古PCを購入しそれを予備機にしています。普段は使わないので定期的にネットにつないでデータの同期をしています。こうしておけば、主たるノートPCが壊れた際もすぐに予備機で復旧できます。
データだけあっても、それが使えなければ意味がありません。
先日プロジェクターが出先でいきなり壊れてしまいました。その時は人数が少なかったのでプロジェクターなしでなんとか持ちこたえましたが、翌日もプロジェクターが必要だったので大困り。時間があったので別の場所から工面できて助かりました。そうそう壊れるものではないのでしょうが、壊れたらプレゼンやセミナーに大きな影響がでてしまいます。これも仕方がないのでもう1台購入し、２台体制としています。
STEP2重要な業務の特定、STEP4復旧が難しい資源の特定、STEP6対策や代替手段の用意が大切だとお伝えしましたが、
重要な業務→客先でのプレゼンやコンサルティング
復旧が難しい資源→パソコン内の電子データ
対策や代替手段→複数箇所への保存と複数台のパソコンの用意
という対策をしたことになります。
どこまで多重化するかはキリがないのですが、データあっての仕事の士業なので、ある程度のリスク管理、BCP対策は必要です。
まだBCPなどの障害時復旧策をやっていないというみなさんは、まずはデータのバックアップから始めることをお勧めします。