グループウェア選びのポイントはいくつかありますが、僕が重視するのは次の3つです。
①すぐにそのまま利用できるか？
②使い方が簡単か？
③ある程度はカスタマイズできるか？
①と②はよく使う機能が使いやすく実装されているかとも言えます。
間違えやすいのは、高機能＝多機能ということです。
テレビのリモコンと同じで多機能のためたくさんのボタンがありますが、まずそんなにたくさんのボタンは使いません。
よく使うのはほんの少しのボタンです。
ほんの少しのボタンしか使わないのに、不必要はボタンがごまんと付いていて操作をわかりにくくしています。
それと同じで、グループウェアも実際に使い機能はほんの少しです。
利用者はITのプロではないし、グループウェアを使いこなすことが目的ではありません。業務効率化が目的です。
必須の機能がわかりやすく使えることが大切です。
③はオプション的にとらえてもいいですが、ある程度自社の用途にあったカスタマイズはしたいところです。
まったくの出来合いでそれに合わせて利用するのもいいのですが、ちょっとした機能はカスタマイズしたいです。
大規模なグループウェアは多機能です。
何でもできますが、万能である反面、ある業務に特化していないため実際に使い始めるとどの機能も中途半端に感じます。
となると、それらをプログラミングして開発することになります。
そんなことはシステム部のある大企業でさえも大変。
ましては中小企業ではまずできません。
自社に必要な機能を吟味し、身の丈にあったグループウェアを選ぶことが一番です。